Jak założyć kancelarię prawną?

Prowadzenie własnej kancelarii dla wielu młodych prawników jest marzeniem, ale także budzi wiele obaw. Na pewno na początku masz mnóstwo pytań. Skąd wezmę pieniądze na początek? Co jeśli nie znajdę klientów? Jaką branżą prawną się zająć? Jednak pierwsze pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, to czy naprawdę wiesz, na co się piszesz? Mając własną kancelarię odpowiadasz nie tylko za sprawy klientów, ale także za wszystkie inne kwestie związane z prowadzeniem działalności. Początki bywają trudne i potrafią zniechęcić. Jednak najbardziej wytrwali potrafią rozwinąć skrzydła i cieszyć się niezależnością jaką daje praca na własną rękę.

Czy wiesz czego chcesz?

Przede wszystkim zastanów się, dlaczego chcesz to robić? Być może jedyne, czego pragniesz, to zajmować się prawem i nie obchodzi Cię prowadzenie biznesu. W takiej sytuacji może warto rozważyć zaangażowanie kogoś, kto zajmie się Twoim marketingiem, pozyskiwaniem klientów, księgowością. Chcesz pracować z klientami indywidualnymi czy biznesowymi? Jakie będą Twoje główne obszary działalności? Jakie są Twoje mocne i słabe strony? Jak chciałbyś pracować za 5, 10 lat? Nie bój się śmiałych pomysłów, to właśnie one mogą zainspirować Cię do działania.

Czy znasz rynek?

Jeżeli już wiesz, czym konkretnie chcesz się zajmować, powinieneś poświęcić sporo czasu na poznanie rynku. Zastanów się, kto jest Twoim największym konkurentem i w jaki sposób Twoja oferta może być bardziej atrakcyjna dla klientów. Staraj się także zrozumieć, kim są potencjalni odbiorcy Twoich usług i jakie są ich potrzeby. Czego brakuje w obecnie dostępnych usługach, a byłoby dużym ułatwieniem dla klienta? Jeżeli tylko masz możliwość, rozmawiaj z ludźmi, do których chcesz trafić. Kiedy jeszcze nie jesteś w grze, możesz zebrać wiele szczerych uwag. Może w ten sposób znajdziesz niszę, dzięki której zyskasz przewagę nad konkurencją lub zrozumiesz, że Twoje pierwotne założenia nie są zgodne z prawdą.

Czy masz plan?

Wiedząc czego chcesz i znając rynek, możesz zacząć planować. Zazwyczaj w tym momencie najważniejsze są kwestie finansowe. Czy posiadasz jakiś kapitał, a jeśli nie to w  jaki sposób możesz go zdobyć? Jak długo jesteś w stanie utrzymać kancelarię zanim zacznie ona zarabiać? Jakie będą Twoje miesięczne koszty i czy można je zminimalizować? Jakie wydatki są konieczne, a jakie można odłożyć na później? W jaki sposób chcesz wypromować swoją działalność i trafić do klientów? Kto może Ci pomóc w działaniach marketingowych? Jak będzie wyglądała Twoja oferta? To moment, w którym naprawdę krytycznym okiem warto spojrzeć na wszystkie początkowe założenia. Dobrym pomysłem jest zasięgnięcie porady od kogoś, kto już przeszedł podobną drogę. Możesz się zdziwić, jak chętnie ludzie dzielą się przydatnymi informacjami związanymi z ich doświadczeniami.

Czy znasz realia?

W pracy każdego prawnika bardzo istotną rolę odgrywają bezpośrednie relacje z klientem. W praktyce jednak relacje takie są możliwe dopiero, gdy klient dowie się o Twoim istnieniu. W dzisiejszych czasach konkurencja jest bardzo duża, ale dobra informacja jest taka, że niezależnie od tego, jak długo jesteś na rynku, masz do dyspozycji cały internet. Ogrom możliwości marketingowych w sieci daje naprawdę duże pole do popisu. Jeżeli jednak chcesz to zrobić dobrze, musisz zrozumieć, że nie wystarczy ładna strona internetowa i profil na Facebooku, by klienci zaczęli pukać do Twoich drzwi. Potrzebna Ci solidna strategia marketingowa, która obejmie różne środki przekazu. W prawdziwym życiu rzadko zdarza się, by ktoś z dnia na dzień został odkryty i od razu zyskał popularność. Pierwsze miesiące Twojej działalności prawdopodobnie będą związane głównie z budowaniem swojego wizerunku, czego nie jesteś w stanie zrobić w kilka dni.

Czy chcesz się rozwijać?

Prowadząc własną działalność szybko nauczysz się, że jeśli staniesz w miejscu, zaczniesz się cofać. Sukces nie jest czymś, co zdobywa się raz i posiada na własność, to nieustanne dążenie do coraz większych celów. Dotyczy to nie tylko ilości klientów, zatrudnionych pracowników czy zasięgu Twoich usług. Oznacza to również, że musisz cały czas poszerzać swoją wiedzę, zdobywać nowe doświadczenia i być gotowym na podejmowanie zupełnie nowych wyzwań. Nawiązywanie kontaktów biznesowych, angażowanie się w związane z prawem inicjatywy to kolejne aktywności, na które powinieneś znaleźć czas.

Czy jesteś elastyczny?

O tym, dlaczego warto zawęzić obszar działalności, pisaliśmy tutaj. Dokładne przemyślenie oraz skonkretyzowanie obszarów prawa, którymi chcesz się zająć, jest niezwykle istotne. Pamiętaj jednak, że nie powinieneś zamykać się na inne możliwości, jakie mogą się przed Tobą pojawić. Nie tylko w kwestii klientów, ale także współpracowników. Ludzie związani są z innymi działami mogą być tymi, którzy pomogą Ci pogłębiać wiedzę, a znajomość z nimi może umożliwiać rotację klientów — na zasadach zgodnych z etyką pracy.

Czy masz pomysł na siebie?

Jesteś twarzą własnej kancelarii. Dlatego też powinieneś otwarcie mówić o tworzonej działalności oraz o misji, jaka się z nią wiąże. Oczywiście musisz doskonale wiedzieć, czym ta misja jest. Jak chcesz być postrzegany przez ludzi? Jakim prawnikiem chcesz być? Czy potrafisz radzić sobie z krytyką? Co powiesz klientowi, gdy zapyta, dlaczego powinien stawiać na Ciebie? Twój sposób bycia i prezentacji siebie stanie się Twoją wizytówką. Pewne stanowisko w podejmowanych działaniach niewątpliwie przyniesie korzyści w postaci zaufania przyszłych klientów, którzy chętnie oddadzą swoje sprawy w ręce Twojej kancelarii.

Czy masz kontakty?

Nawiązywanie kontaktów z osobami posiadającymi pewne doświadczenie w branży jest bardzo pomocne dla nowo powstającej kancelarii. Warto w odpowiedni sposób dzielić się własnymi pomysłami, poddawać je krytyce czy prosić o rady. Aktywne utrzymywanie relacji z osobami związanymi ze światem prawa pozwala na stałą obserwację rynku oraz skuteczny rozwój własnej działalności. Bierz udział w wydarzeniach branżowych z nastawieniem, że to właśnie w przerwie kawowej można zyskać najwięcej – poznać przyszłych partnerów, dowiedzieć się o świetnej okazji biznesowej czy poznać opinie ludzi ze środowiska na dany temat.

Czy potrafisz zadbać o klienta?

Dla większości osób wizyta u prawnika nie kojarzy się zbyt dobrze. Nic dziwnego, w końcu idziemy do niego zwykle wtedy, gdy pojawia się jakiś problem. Dlatego odpowiednie relacje z klientem są niezwykle ważne w Twoim zawodzie. Zakładając, że znasz już swoją grupę odbiorców, stań się ekspertem w kontaktach z nimi. Prawnik nie tylko powinien znać się na prawie, ale także cechować się empatią, pewnością siebie oraz skrupulatnością.  Więcej na temat relacji z klientami pisaliśmy w artykule poświęconym efektywnej komunikacji (klik).

Czy jesteś wytrwały?

Pamiętaj, że droga do sukcesu nigdy nie jest prosta. Bywają lepsze i gorsze okresy, wygrane i porażki, dlatego ważne jest byś potrafił wyciągać wnioski ze swoich doświadczeń i nie poddawał się, gdy napotkasz problemy. Ciągła obserwacja rynku, wymagań klientów i działań konkurencji powinna wpływać na usługi świadczone przez kancelarię. Z pewnością określenie celów jest niezwykle pomocne w tworzeniu fundamentów działalności, jednak elastyczność względem zmieniających się realiów powinna stanowić istotny element bieżących działań. Nowe technologie sprzyjają reformowaniu podejścia do klientów oraz tworzeniu bardziej bezpośrednich i otwartych relacji, które wzbudzają zaufanie, jednocześnie obalając istniejące stereotypy o zamkniętym świecie prawników.

Efektywna komunikacja z klientem w kilku prostych krokach

Atutem prawników jest umiejętność pięknego przemawiania, jednak w relacji z klientem okazuje się, że mówią oni jakby innym językiem. Nieporozumienia wynikające z błędnej komunikacji są powodem niezadowolenia klienta, który czuje się, jakby był pozostawiony samemu sobie. Pamiętaj, że w relacji z klientem to Ty powinieneś dopasować się do stylu swojego rozmówcy,  który niekoniecznie zna specjalistyczne słownictwo. Efektywna komunikacja często okazuje się kluczem do sukcesu.

Empatia

Aby komunikować się sprawnie, powinieneś zrozumieć potrzeby swojego klienta. Łatwo założyć, że dla klienta liczy się tylko wynik sprawy, ale nie do końca tak jest. Bardzo często tym, co chce usłyszeć Twój klient to zapewnienie, że jesteście w tym razem, że wszystko będzie dobrze. Chce usłyszeć, że, mimo iż wpadł w tarapaty, nie oznacza to, że poniósł porażkę. Być może dla Ciebie sprawa danego klienta to kolejne zlecenie, jakich wiele, dla niego jednak jest to rzecz, która spędza mu sen z powiek i ma najwyższy priorytet. Pokaż mu, że to rozumiesz i że dla Ciebie to również ważne.

Planowanie

Od początku jasno określ, w jaki sposób można się z Tobą skontaktować. Zapytaj, jaka forma kontaktu jest najwygodniejsza dla klienta i bądź elastyczny. Jeżeli w danym okresie problemem może być skontaktowanie się z Tobą, uprzedź z góry. Oddzwaniaj od razu, gdy jesteś w stanie i staraj się nie kazać oczekiwać na odpowiedź kilka dni. Dobrym pomysłem jest utworzenie grafiku kontaktów z klientem, dzięki temu obie strony mogą przygotować się do rozmowy i zarezerwować czas. Trzymaj się terminów i nie czekaj, aż klient zadzwoni do Ciebie, sam nawiązuj kontakt. Nawet jeśli w wyznaczonym terminie sprawa nie będzie wymagała dodatkowej konsultacji, Twój klient poczuje, że myślisz o nim i dbasz o jego interesy.

Jasny przekaz

Używaj takiego języka, który będzie zrozumiały dla Klienta. Wyjaśniaj każdy etap postępowania i informuj, co oznaczają dane działania. Pytaj, czy wszystko jest zrozumiałe i bądź otwarty na wytłumaczenie niejasnych aspektów sprawy. Bardzo często klient nie przyzna się, że czegoś nie rozumie, kiwa głową, a potem odchodzi niezadowolony. Upewnij się, że Twój klient rozumie, co się dzieje. Przed spotkaniem zastanów się, jak przekazać ważne informacje zrozumiale i nie bój się używać zamienników fachowych słów czy analogii do codziennego życia. Zadawaj pytania, które pozwolą Ci uświadomić sobie, czy klient Cię rozumie. Po zakończonym spotkaniu wyślij maila z podsumowaniem i zachęć do zadania dodatkowych pytań, jeśli jakieś się pojawiły. Niektóre wątpliwości rodzą się dopiero po jakimś czasie.

Informowanie

O swoich działaniach w danej sprawie informuj klienta na bieżąco, daj mu poczucie, że to on jest szefem i ma kontrolę nad wszystkim. Już na wstępie poinformuj, jak krok po kroku będzie prowadzona sprawa. Jeżeli pojawią się jakieś zmiany w planie działania, również nie zapomnij dać znać klientowi. Dobrym sposobem jest stworzenie dokumentu do wglądu dla obu stron, który będziesz mógł edytować. Nie czekaj aż klient zadzwoni z pytaniem, jak mają się jego sprawy, staraj się, by nie musiał tego robić.

Skupienie

Pamiętaj, że Twojego klienta nie obchodzi, jak bardzo jesteś zapracowany, dla niego ważą się jego losy. Dlatego bądź dokładny w swoich działaniach. Jeżeli wiesz, że nie będziesz mógł zdążyć na spotkanie lub opóźni się termin działania, od razu poinformuj klienta. Zaznacz w kalendarzu wszystkie ważne terminy i notuj wszystkie informacje, które powinieneś przekazać klientowi. Nie zapominaj odpowiadać na pytania i w trakcie pracy nad dana sprawą, poświęć jej 100% uwagi. Staraj się nie odbierać telefonów czy wiadomości od osób trzecich w trakcie spotkania z klientem, chyba że jest to absolutna konieczność. Pokaż mu, że czas, za który Ci płaci, jest całkowicie poświęcony jemu.